BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I OREBAKKEN BRL.
Organisasjonsnummer: 950 444 932
Sist oppdatert i styremøte 12. mai 2020
I forbindelse med drift av boligselskapet behandler styret og administrasjonen personopplysninger om eiere, andre beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om rutiner for behandling av personopplysninger i boligselskapet, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor boligselskapet gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene i boligselskapet er Orebakken borettslag ved styreleder Øystein Tamburstuen og daglig leder Nils-Jostein Helland.
Adresser:
Post- og fakturaadresse: 415 Orebakken borettslag, C/O OBOS, postboks 6666, St. Olavs plass, 0129 Oslo.
Besøks- og leveringsadresse: Landingsveien 78, u.etg., 0767 Oslo
E-postadresser:
styret@orebakken.no For alle saker som skal styrebehandles. OBS: Personopplysninger som fremkommer i styremøtesaker eller generalforsamling kan ikke slettes!
drift@orebakken.no Dette er e-postadressen til daglig leder og hit kan man henvende seg for spørsmål om vedtekter og bestemmelser, generelle spørsmål og problemstillinger, økonomiske spørsmål, juridiske problemstillinger, personlige og konfidensielle saker, forsikringssaker, generell drift av borettslaget samt merkantile og kommersielle spørsmål.
Telefonnummer til daglig leder: 915 61 238
NB! klager på kontrollgebyr for feilaktig parkering må rettes til Aker p-drift!
vaktmester@orebakken.no For alle tekniske spørsmål og aktiviteter som omhandler generelt vedlikehold og reparasjoner. Henvendelser som gjelder skader på fellesområder (f.eks. mørke lyspærer i og utenfor oppganger, vannskader, generelle skader på bygninger og veier). Vaktmester håndterer også pågående tekniske prosjekter, VVS, elektronikk etc.
Telefonnummer: 481 25 905 (vaktmester)
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn
Personopplysninger om eierne: Opplysningene som behandles er navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven og eierseksjonsloven), samt for å ivareta boligselskapets interesse av forsvarlig drift av boligselskapet. Eksempler på formål kan være avholdelse av generalforsamling, fakturering av felleskostnader og andre påløpte kostnader, oppfølgning av mislighold samt søknad om bruksoverlating/fremleie. Sammenholdt med typen personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen: Opplysningen som behandles er navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (borettslagsloven og eierseksjonsloven), samt ivareta boligselskapets interesse av forsvarlig drift av boligselskapet.
Sammenholdt med typen personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere: Opplysninger som behandles er navn, e-postadresse og evt. annen kontaktinformasjon.
Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av boligselskapet. Sammenholdt med typen personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
Personopplysninger knyttet til e-postkommunikasjon med andre: Navn, e-postadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av e-postkommunikasjonen.
Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for drift av boligselskapet. Sammenholdt med typen personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
2. Utlevering av personopplysninger til andre
Boligselskapet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.
Boligselskapet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på boligselskapets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
Vi benytter oss av følgende databehandlere pr. januar 2019:
1. OBOS som forretningsfører/regnskapsfører.
2. OBOS-banken der vi har våre driftskontoer.
3. Webhuset som it-leverandør og der vi også har våre e-postadresser.
4. Loopia som domeneleverandør.
5. DNB, der vi har en egen fakturerings- og brukskonto.
6. Visma e-accounting for faktureringstjenester.
7. Nordic Security for levering av tjenester rundt vårt ARX-system (registrering av nøkkelbrikker og adgangssystem for utleierom, Storstua og trimrom). 8. TouchCom for levering av tjenester til dørtelefonanlegg, nøkkelbrikker, og bestillings- og adgangssystem for utleierom, Storstua og trimrom.
3. Lagringstid
Boligselskapet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.
I henhold til borettslagsloven og eierseksjonsloven, skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over styresaker.
Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.
4. Tilgang og sikring av opplysningene
Boligselskapet skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke uvedkommende har tilgang til dem. PC, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagres informasjon har passordbeskyttet tilgang.
All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter skal arkiveres forsvarlig.
5. Rettigheter for de registrerte
Personene boligselskapet har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettigheter finnes på www.datatilsynet.no.