Mandag 6. august hadde borettslagets nye styre sitt første møte. Ettersom styret ikke ble konstituert før i slutten av juni var det ikke mulig å forberede eller å gjennomføre dette møte før nå. En rekke saker sto på agendaen og vi har laget denne oppsummeringen slik at alle beboere har mulighet til å følge hovedlinjene i styrets arbeid.
Møte ble innledet med å sette et mål for hva styrets arbeid skal oppnå frem til neste års generalforsamling. Dette målet er: Glade og fornøyde beboere som får god informasjon og opplever å bli hørt.
Med tre nye styremedlemmer ble den første delen av møtet brukt til å skape et bilde av hvilke oppgaver både daglig leder og styret har utført og skal utføre fremover. Daglig leder hadde en grundig gjennomgang av prosjekter som er påbegynt, fullført og avsluttet i løpet av første halvår, hvilke prosjekter og oppgaver som skyves til andre halvår, sammen med allerede prioriterte prosjekter og oppgaver, samt en driftsrapport som omhandlet den daglige driften av borettslaget vårt.
Fullførte større prosjekter i første halvår
- Utskiftning av vinduer. Prosjektet som ble startet etter innhenting av informasjon i 2014 er nå avsluttet og går over til å være en driftsoppgave. Beboere som oppdager ødelagte vinduer melder dette til daglig leder og når borettslaget har rundt 10 andeler med behov for utskiftning vil arbeidet utføres. Dette er den mest økonomiske måten å gjøre dette på fremover.
- Lynet fiber AS har installert fibernett til alle blokker. Dette er installert helt gratis og er borettslagets eiendom. I fremtiden vil behovet for et slikt nett være stort og derfor er fordelen ved å allerede ha installert fibernett stor for borettslaget. Dette vil også kunne være en forhandlingsfordel i arbeidet med TV- og internettleverandører som ofte legger inn vesentlige installasjonskostnader i sine tilbud i dag, som vi nå ikke har behov for.
- Reparasjon av gjerder, benker og blomsterkasser er vinterens snørydding.
- Lydplater er installert for å bedre akustikken i Storstua.
- Alle fartsdumper i borettslaget er nå merket tydelig for å unngå snubleskader.
- Rehabilitering av heiser går inn i en sluttfase med justering og siste tilpasning.
Planlagte større prosjekter for andre halvår
- Avslutte vedlikeholdsspyling i de gjenstående 26 enhetene som av ulike grunner ikke er spylt.
- Avsluttet prosjektet med å løse problemer med stående vann på innglassede balkonger. Her er de fleste ferdige, men det gjenstår fortsatt noen.
- Utarbeide og informere beboere om hvordan Orebakken behandler personopplysninger, for mange kjent som GDPR. Informasjon om dette kommer i eget skriv.
- Fortsette prosjektet med nytt torg/uteområder basert på vedtak fra generalforsamlinger. Målet er ferdigstillelse innen sommeren 2019.
- Oppstart av prosjekt med utskiftning av alle hovedtavler. Dette er strømfordelingen i hver blokk. I dette ligger det også å skaffe oversikt over tilstanden til alle andelers sikringsskap for å sikre at de nå har automatsikringer og overspenningsvern for å minske brannfare.
- Fortsette arbeidet med å finne beste løsning for lading av el- og hybridbiler i garasjeanlegget.
- Gjennomgå prosjektet for nytt driftsbygg og sikre at alle viktige forhold er tatt med i vurderingen før det evt. legges frem grundig informasjon om konsekvenser og kostnader for generalforsamlingen å vurdere.
- Forhandle/fornye TV- og internettavtale for borettslaget.
- Igangsette prosjekt med nytt callinganlegg. I dette ligger også å finne en moderne løsning som på sikt kan utvides til også å inkludere adgangssystem, sikkerhetssystem for bl.a. brann samt informasjonsløsninger i en felles løsning.
Styrets arbeidsoppgaver ble også fordelt, og dette baserer seg på en del løpende oppgaver der styremedlemmer bidrar i driften av borettslaget. Dette er oppgaver som også tidligere styrer har gjort for å avlaste daglig leder. En liste over de ulike ansvarsområdene vil ligge sammen med oversikten og kontaktinformasjon til styremedlemmene på borettslagets hjemmeside.
Styret utarbeidet også en møteplan for styret samt en kalender for borettslagets ulike aktiviteter. Et eget oppslag med viktige datoer for høsten 2018 vil bli hengt opp i hver oppgang og publisert på hjemmesiden. Vi minner om at det er mulig å abonnere på nyhetssaker fra hjemmesiden vår ved å legge inn e-postadresse. Da genereres en oppdatering med nye saker fra hjemmesiden en gang i uken. Styrets og daglig leders intensjon er, som det også fremkommer i målsetningen for arbeidet vårt, at det skal komme hyppigere informasjon både om styrets arbeid og prosjekter. Det er derfor viktig at beboere passer på å lese informasjonen som legges ut på hjemmesidene våre. Det er noen beboere som av ulike grunner ikke kan lese nyheter på hjemmesiden og de får den samme informasjonen i postkassen.
Styret diskuterte også prosjektet med nytt driftsbygg, som ikke fikk nødvendig 2/3 flertall på generalforsamlingen for å igangsette bygging. Plan- og bygningsetaten har satt en frist 10. august for å få utfyllende dokumentasjon for å fortsette prosjektet. Dette er ikke det samme som at bygging skal starte, Hvis prosjektet avsluttes ved at slik dokumentasjon ikke sendes inn, vil arbeidet som er lagt ned og de påløpte oppstartskostnadene være tapt. Styret er usikre på videre fremdrift, men ønsker å se nærmere på alternativer, konsekvenser og kostnader for ulike alternativer og mener det er riktig å ikke avslutte prosjektet nå. Kostnadene ved å fortsette prosjektet er vesentlig mindre enn å skulle starte et tilsvarende prosjekt på nytt. Synspunkter og spørsmål fra generalforsamlingen tas med i den kommende diskusjonen i styret.
Det har kommet et ønske om at varamedlemmer til styret skal delta på alle styremøter. Etter styremøtet er det undersøkt hva som er vanlig praksis rundt dette, da dette nok håndteres på ulike måter. OBOS har en klar praksis om at varamedlemmer til styret kun mottar innkalling og referat for enkeltmøter der de innkalles på grunn av forfall fra valgte styremedlemmer. Styret vedtok etter avstemming at varamedlemmer i Orebakken ikke skal delta på alle styremøter, men at de innkalles ved behov.
Vi gjeninnfører styrevakter, første mandag i hver måned kl.18.30-20.00, som en prøveordning ut året. Her vil det være anledning til å stille styremedlemmene spørsmål, samt å kjøpe nøkler, portåpnere eller lignende hvis beboere ikke har anledning til å gjøre slike kjøp hos daglig leder. Velkommen til kontoret i underetasjen i Landingsveien 78.
Med vennlig hilsen
Orebakken borettslag ved styret og daglig leder